Politique de confidentialité (RGPD)

Date d’entrée en vigueur : 13/05/2026 ·  Version : 1.0

Chez Ohana, nous attachons une importance particulière au respect de votre vie privée. Cette politique de confidentialité vise à vous informer, de manière claire et transparente, de la façon dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles.

Elle est établie conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

ARTICLE 1 — RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Informations

Ohana — représentée par Alissia Tristano
Adresse : rue de Liberchies, 49 – 6238 Luttre
Numéro BCE 1036508643
Email de contact : contact@experiences-ohana.be
Téléphone : +32 479 705 700

Ohana n’est pas tenue de désigner un Délégué à la protection des données (DPO) au sens strict du RGPD, compte tenu de la taille de son activité et de la nature des données traitées. Toutefois, Alissia Tristano assume personnellement la responsabilité du respect de la réglementation et est votre interlocutrice pour toute question relative à vos données.

ARTICLE 2 — DONNÉES COLLECTÉES

Ohana collecte uniquement les données strictement nécessaires à l’exécution de ses missions. Voici le détail des données concernées selon le contexte :

2.1 — Lors d’une inscription à un atelier

  • Nom et prénom du parent
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone
  • Prénom et âge de chaque enfant inscrit
  • Informations médicales essentielles à la sécurité : allergies, pathologies, contre-indications à la pratique physique (uniquement pour les enfants et le parent pratiquant le yoga)
  • Coordonnées bancaires (via le prestataire de paiement sécurisé — Ohana ne stocke jamais les numéros de carte complets)

2.2 — Lors d’une inscription à la newsletter

  • Adresse email
  • Prénom (facultatif, pour la personnalisation)

2.3 — Lors d’un contact via le formulaire du site

  • Nom, email et contenu du message

2.4 — Lors de la participation à un atelier

  • Photos et vidéos éventuelles (uniquement avec votre consentement écrit explicite )
  • Fiche de présence avec mention des allergies déclarées

2.5 — Navigation sur le site

  • Données de connexion anonymisées (cookies techniques, statistiques agrégées de fréquentation)
  • Voir Article 9 pour le détail des cookies

ARTICLE 3 — FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Chaque traitement repose sur une base légale précise :

Finalité et Base légale (RGPD) :

Gestion de l’inscription et exécution de l’atelier :  Article 6.1.b — Exécution d’un contrat
Gestion des allergies et de la sécurité des enfants :  Article 9.2.a — Consentement explicite (données de santé)
Facturation, comptabilité et obligations fiscales : Article 6.1.c — Obligation légale
Envoi de la newsletter : Article 6.1.a — Consentement
Photos et vidéos pour communication : Article 6.1.a — Consentement explicite (via formulaire dédié)
Gestion des réclamations et des litiges : Article 6.1.f — Intérêt légitime
Mesure d’audience du site (cookies) : Article 6.1.a — Consentement

ARTICLE 5 — DURÉES DE CONSERVATION

Ohana conserve vos données pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :
Données : Durée – Motif
Données d’inscription (parent + enfants) : 2 ans après la dernière activité : Permettre une réinscription sans re-saisie
Données médicales (allergies) : Effacées immédiatement après l’atelier concerné – Principe de minimisation
Feuilles de présence signées : 5 ans – Obligation de traçabilité en cas d’incident
Registre d’incidents : 10 ans – Prescription légale en matière civile
Données comptables (factures) : 7 ans – Obligation fiscale
Photos et vidéos avec consentement : 3 ans après l’atelier ou retrait du consentement – Usage communication
Inscription newsletter : Jusqu’au désabonnement – Consentement valable tant qu’actif
Contact via formulaire : 3 ans après le dernier échange – Suivi commercial raisonnable
Cookies analytiques : 13 mois maximum – Recommandation APD

ARTICLE 4 — DESTINATAIRES DES DONNÉES

Vos données sont traitées uniquement par Ohana (Alissia Tristano et Sylvie Schillaci, tenues à une obligation de confidentialité).
Pour le fonctionnement opérationnel, Ohana fait appel à un nombre limité de sous-traitants techniques, tous conformes au RGPD et liés par contrat :

Type de sous-traitant – Rôle – Localisation des données
Hébergeur du site : O2switch – France (Union européenne)
Outil de réservation en ligne : Woocommerce – France (Union européenne — Stocké localement sur notre hébergement o2switch) – Billetweb – France (Union européenne)
Prestataire email (newsletter) : Brevo – France (Union européenne)
Service de paiement en ligne : Stripe Payments Europe, Ltd. – Irlande (Union européenne) / Transferts secondaires vers Stripe Inc. (États-Unis) encadrés par le Data Privacy Framework
Google Workspace (Gmail, Drive Messagerie et stockage documents internes) – Union européenne / États-Unis (Sécurisé par le Data Privacy Framework)

Vos données ne sont jamais vendues ni louées à des tiers. Aucune transmission commerciale n’est effectuée.

ARTICLE 6 — SÉCURITÉ DES DONNÉES

Ohana met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction :

  • Accès aux données limité aux seules personnes habilitées (Alissia Tristano, Sylvie Schillaci)
  • Comptes professionnels protégés par des mots de passe robustes et une authentification à deux facteurs
  • Stockage cloud sécurisé (Google Drive à accès restreint)
  • Transmission des données via canaux chiffrés (HTTPS pour le site, TLS pour les emails)
  • Archivage papier des documents sensibles dans un classeur fermé à clé
  • Formation régulière des deux intervenantes aux bonnes pratiques RGPD
  • Revue annuelle des sous-traitants et de leurs garanties

ARTICLE 7 — VOS DROITS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d’accès. Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification. Faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »). Demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation (comptabilité, registre d’incidents).
  • Droit à la limitation. Demander le gel temporaire du traitement de vos données.
  • Droit d’opposition. Vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à l’utilisation de vos données à des fins de prospection.
  • Droit à la portabilité. Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
  • Droit de retirer votre consentement. À tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait.
  • Droit de définir des directives post mortem. Concernant la conservation ou la suppression de vos données après votre décès.

Comment exercer vos droits

Adressez simplement votre demande à l’adresse email contact@experiences-ohana.be, en précisant l’objet (ex. « Demande d’accès à mes données ») et en joignant une pièce d’identité si nécessaire pour vérifier votre identité.

Ohana s’engage à répondre dans un délai maximal de 30 jours. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe, avec information préalable.

ARTICLE 8 — DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :

  • Autorité de protection des données (APD / GBA)
  • Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
  • Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
  • Email : contact@apd-gba.be
  • Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

ARTICLE 9 — COOKIES

Le site Ohana utilise des cookies pour assurer son fonctionnement et, avec votre consentement, pour mesurer son audience ou améliorer votre expérience.

9.1 — Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone) lors de la visite d’un site internet. Il permet au site de mémoriser certaines informations relatives à votre navigation.

9.2 — Les cookies utilisés par Ohana

Type – Finalité – Durée – Consentement
Cookies strictement nécessaires : Fonctionnement du site, sécurité, formulaires – Session – Non requis
Cookies de mesure d’audience : Statistiques de fréquentation (anonymisées) – 13 mois max – Requis
Cookies de réseaux sociaux : Intégration contenus Instagram / Facebook (si affichés) – Variable – Requis

9.3 — Comment gérer les cookies

Lors de votre première visite sur le site, un bandeau de consentement vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer l’utilisation des cookies non strictement nécessaires. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le lien « Gestion des cookies » disponible en pied de page.

Vous pouvez également paramétrer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. La désactivation des cookies strictement nécessaires peut altérer le fonctionnement du site.

ARTICLE 10 — DONNÉES CONCERNANT LES ENFANTS

Ohana accueille des enfants de 2,5 à 10 ans. Les données concernant ces enfants (prénom, âge, éventuelles allergies) sont toujours collectées auprès de leur parent ou tuteur légal, qui consent au traitement pour son enfant mineur.

Aucune donnée n’est collectée directement auprès de l’enfant. Aucune communication commerciale n’est adressée à un mineur.

Les données médicales des enfants (allergies) sont effacées immédiatement après l’atelier concerné, conformément au principe de minimisation (voir Article 5).

ARTICLE 11 — TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE

Certains de nos sous-traitants techniques (notamment Google Workspace et, le cas échéant, des prestataires d’email marketing) peuvent être situés en dehors de l’Union européenne, principalement aux États-Unis.

Dans ce cas, Ohana s’assure que le transfert s’effectue dans un cadre juridique conforme au RGPD, notamment via :

  • Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
  • Les décisions d’adéquation de la Commission européenne
  • Les mécanismes de certification appropriés (Data Privacy Framework pour les États-Unis)

ARTICLE 12 — MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Ohana se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. La version applicable est celle en vigueur au moment de votre interaction avec Ohana. En cas de modification substantielle, les utilisateurs actifs sont informés par email au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des changements.

Les versions précédentes sont archivées et peuvent être communiquées sur simple demande.

ARTICLE 13 — CONTACT

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données, vous pouvez contacter Ohana :

  • Par email : contact@experiences-ohana.be
  • Par téléphone : +32 479 705 700
  • Par courrier postal : Ohana, rue de Liberchies, 49 – 6238 Luttre